Van verhuurwebsite naar complete offerteaanvraag

De uitdaging: aanvragen die een tweede ronde nodig hebben

Party- en evenementenverhuurders beheren hun voorraad, planning en offertes in Rentman. Hun website loopt daar vaak op achter. Klanten kunnen producten bekijken, maar moeten zelf uitzoeken wat bij hun feest past. Aanvragen komen binnen via mail of telefoon, vaak onvolledig, en iemand moet ontbrekende details nabellen en alles overtypen voordat er een offerte uit kan.

De oplossing: een configurator die Rentman spreekt

FJAN IT ontwierp en bouwde Formix, een SaaS-product dat de Rentman-catalogus van een verhuurbedrijf op de eigen website zet. Klanten kunnen twee routes kiezen, en beide eindigen in dezelfde complete aanvraag:

• Begeleide partycalculator: de klant beantwoordt vragen over gasten, opstelling en locatie. Formix vertaalt de antwoorden naar passende producten en aantallen, met een indicatieve prijs.
• Catalogus en offertewagen: klanten die al weten wat ze nodig hebben, stellen hun aanvraag zelf samen uit het actuele assortiment.
• Koppeling met Rentman: aanvragen komen bij het verhuurteam binnen met producten en aantallen al ingevuld, en upsell-regels stellen onderweg relevante extra's voor.
• Past op de bestaande website: een WordPress Elementor-plugin of een API, of een volledig gehoste webshop, met AI-gegenereerde, SEO-vriendelijke productteksten.

Het verhuurteam houdt de regie. De klant ziet direct een prijsindicatie, en het team controleert terrein, transport en beschikbaarheid voordat de definitieve offerte de deur uitgaat.

Het resultaat: twee derde minder tijd per aanvraag

Janssen Partyverhuur, geleid door Formix-medeoprichter Stijn Janssen, was het eerste verhuurbedrijf dat live ging. Omdat aanvragen nu compleet binnenkomen, kost elke aanvraag minder werk en maken meer klanten het proces af:

• Verwerkingstijd per aanvraag: van 45 naar 15 minuten (mediaan).
• Aanvragen per maand: van 100 naar 250.
• Afronding van de partycalculator: van 15% naar 30%.
• Gemiddelde aanvraagwaarde: 20% hoger.

De vrijgekomen tijd gaat naar het werk waar een mens voor nodig is: de locatie beoordelen en het evenement goed neerzetten.

Typt jouw team klantaanvragen nog over in je backofficesysteem? Wij helpen je website te koppelen aan de systemen waar je al op draait.

Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek